kaptive
Playbook Kaptive · Post-Booking Flow

De 30 à 80 % de présence à tes calls

Le Post-Booking Flow : tout ce qui se passe entre le booking et le call. 5 parties, textes copiables.

6 M€ de budget publicitaire gérés·35 M€ générés pour nos clients
BookingCall

Ce que tu vas mettre en place

  1. 00
    Pourquoi tu perds la moitié de tes calls
    Et ce que ça te coûte chaque mois.
  2. 01
    L'engagement à la réservation
    Une question qui change tout.
  3. 02
    La Thank You page
    La page qui confirme vraiment le call.
  4. 03
    La timeline de rappels
    10 touchpoints, textes copiables.
  5. ✕
    Ce qui tue ton show-up
    Les 6 erreurs qu'on voit partout.
  6. 04
    Lancer en 1 journée
    Checklist et chiffres à suivre.
Partie 0

Pourquoi tu perds la moitié de tes calls

0 à 0 %
Le taux de show-up moyen quand rien n'est en place.
0 à 0 %
Le taux qu'on obtient avec le Post-Booking Flow.
Ce que ça te coûte

Fais le calcul avec tes chiffres

Aujourd'huiAvec le Post-Booking Flow
Calls bookés par mois100100
Show-up30 % → 30 présents80 % → 80 présents
Closing25 % → 7 ventes25 % → 20 ventes
Panier moyen3 000 €3 000 €
CA mensuel21 000 €60 000 €
Aujourd'hui
Calls bookés par mois100
Show-up30 % → 30 présents
Closing25 % → 7 ventes
Panier moyen3 000 €
CA mensuel21 000 €
Avec le Post-Booking Flow
Calls bookés par mois100
Show-up80 % → 80 présents
Closing25 % → 20 ventes
Panier moyen3 000 €
CA mensuel60 000 €
+39 000 €/mois
Mêmes leads, même closer, même offre. Juste le process.

Un prospect qui booke un call n'a rien promis. Il a cliqué. Entre ce clic et le call, il se passe 24 à 72 heures pendant lesquelles il oublie, il doute, il se fait rattraper par autre chose. Tout ce qui suit sert à occuper ces heures-là.

Les 4 fuites
BookingCall
01
Pas d'engagement à la réservation
Il a réservé comme on réserve une table.
02
Le silence
Rien ne se passe pendant les premières heures.
03
Un seul canal de rappel
Un mail qu'il n'ouvre pas.
04
Aucun humain dans la boucle
Il n'a parlé à personne avant le call.
Booking
01
Pas d'engagement à la réservation
Il a réservé comme on réserve une table.
02
Le silence
Rien ne se passe pendant les premières heures.
03
Un seul canal de rappel
Un mail qu'il n'ouvre pas.
04
Aucun humain dans la boucle
Il n'a parlé à personne avant le call.
Call

Chaque fuite se bouche avec une partie de ce playbook.

Ce que disent les chiffres
« Réponds en minutes, pas en heures. »
Alex Hormozi, $100M Leads
Un lead contacté dans les 5 minutes a jusqu'à 8× plus de chances de convertir.
InsideSales
Sous 1 heure : 7× plus de chances d'avoir une vraie conversation avec le décideur, 60× plus que si tu attends 24 h.
Harvard Business Review
Seulement 7 % des entreprises répondent en moins de 5 minutes.
Drift
Les rappels par SMS augmentent la présence aux rendez-vous ; deux rappels font moins d'absents qu'un seul.
Revue Cochrane · Steiner et al., AJMC
Partie 0 · Post-Booking Flow
Partie 1

Une question qui change tout

Quand c'est le prospect qui réserve lui-même son créneau, ton formulaire de prise de rendez-vous est le premier filtre. Deux choses à y mettre : des questions de qualification, et une question d'engagement.

Réserver un appel
Ton business et ce que tu vends
Ton chiffre d'affaires mensuel actuel
Ton problème n°1 aujourd'hui
Pourquoi maintenant ?
Je m'engage à être présent.
Confirmer le créneau
La question d'engagement · version ferme
Notre temps est précieux, le tien aussi. En réservant cet appel, tu t'engages à être présent au créneau choisi. En cas d'absence sans prévenir, tu ne pourras plus réserver d'appel avec nous. ☐ Je m'engage à être présent.
Version souple
On bloque ce créneau rien que pour toi et on le prépare en amont. Si tu as un empêchement, préviens-nous au moins 24 h avant pour qu'on le décale. ☐ Je serai présent, ou je préviens 24 h avant.
Pourquoi ça marche : un engagement écrit et coché crée un besoin de cohérence. Annuler, c'est se contredire.
Règle 1
Créneaux proposés sous 48 h. Au-delà, l'intention retombe.
Règle 2
Numéro de téléphone obligatoire. Sans numéro, pas de WhatsApp, pas de SMS, pas de show-up.
Partie 1 · Post-Booking Flow
Partie 2

La page qui confirme vraiment le call

Après la réservation, le prospect atterrit sur ta Thank You page. Son rôle n'est pas de dire merci : c'est de lui faire faire trois actions, maintenant.

01Vidéo de confirmation
02Les 3 étapes
1Confirme le mail
2Accepte le groupe WhatsApp
3Regarde la vidéo de valeur
03Vidéo de valeur
La vidéo de confirmation

Simple, face cam, 90 secondes à 2 minutes. Pas de montage lourd, pas de pitch. Ce qu'elle doit dire, dans l'ordre :

00« Ton appel n'est pas encore confirmé. » (la phrase d'ouverture)
01Ouvre le mail de réservation et confirme.
02Un groupe WhatsApp va être créé pour toi dans les minutes qui suivent, accepte l'invitation.
03Regarde la vidéo de valeur juste en dessous avant le call.
→Le cadeau du call : ce que tu repars avec, quoi qu'il arrive.
Partie 2 · Post-Booking Flow
Le point le plus important du Post-Booking Flow

Un groupe WhatsApp par prospect, dans les minutes qui suivent

Dès la réservation, le closer (ou toi si tu n'as pas de closer) crée un groupe WhatsApp dédié au prospect, avec le fondateur dedans. C'est le premier contact humain, dans les minutes qui suivent le booking. Trois effets : un canal qu'il lit, une relation avant le call, et l'autorité du fondateur présent dans la conversation.

[Ta marque] × [Prénom]
CCloser
FFondateur
PProspect
0:38

Créé par le closer. Si tu n'as pas de closer, c'est toi. Pas d'automatisation ici : c'est précisément ce qui fait la différence.

Pourquoi ça marche : un humain joignable dans les minutes qui suivent, et les fondateurs dans la conversation. Il ne ghoste pas des gens qu'il connaît.
Le cadeau du call

Annonce toujours quelque chose que le prospect recevra pendant le call, quoi qu'il arrive : un diagnostic, un plan, une analyse de son compte, un audit : ce qui a de la valeur dans ta niche. On ne vient pas à un call pour se faire vendre ; on vient chercher quelque chose.

Pourquoi ça marche : il vient chercher quelque chose, pas subir un pitch.
Partie 2 · Post-Booking Flow
Partie 3

10 touchpoints entre le booking et le call

Trois canaux, un rôle chacun. WhatsApp porte la relation (manuel, par le closer). Les SMS servent de filet. Les mails apportent la preuve. Jamais deux canaux identiques au même moment.

BookingCall
Création du groupe, confirmationWhatsApp vocal + mail + SMSJour de la réservation
1 h après la réservationMailUn témoignage client
Le cadeau du callSMS4 h après la réservation
J-1 matinMailUne étude de cas
RappelSMSJ-1 soir
Jour J matinWhatsApp écrit« À lire avant notre appel »
Le lienSMSH-2
H-0SMSC'est parti
No-showSMSJour du call, +5 min
Jour du call, +15 minSMSReschedule
Booking
Jour de la réservationWhatsApp vocal + mail + SMS
Création du groupe, confirmation
1 h après la réservationMail
Un témoignage client
4 h après la réservationSMS
Le cadeau du call
J-1 matinMail
Une étude de cas
J-1 soirSMS
Rappel
Jour J matinWhatsApp écrit
« À lire avant notre appel »
H-2SMS
Le lien
H-0SMS
C'est parti
Jour du call, +5 minSMS
No-show
Jour du call, +15 minSMS
Reschedule
Call

Les mails ne sont pas rédigés ici : ton outil en propose, l'essentiel est qu'ils existent aux trois moments indiqués.

Les textes, mot pour mot

Vocal WhatsApp · Jour de la réservation
Salut [Prénom], c'est [Prénom du closer]. Je viens de voir ta réservation pour [jour] à [heure], c'est moi qui prends le call avec toi. J'ai regardé rapidement ton profil, j'ai déjà deux ou trois choses à te montrer. Le lien pour nous rejoindre arrivera dans ce groupe le jour même. À [jour] !
Message écrit WhatsApp · Jour J matin
[Prénom], on se voit aujourd'hui à [heure] ([fuseau]). Trois choses pour que le call serve vraiment : 1. Un endroit calme, sur ordinateur, connexion stable. En voiture ou dehors, on reporte. 2. Si tu décides à deux (associé, conjoint), il ou elle doit être là. Sinon on reporte aussi. 3. Le lien : [lien] À tout à l'heure.
Les 7 SMS
1 · ConfirmationJour de la réservation
[Prénom], c'est noté : [date] à [heure] avec [Prénom du closer]. Confirme le mail que tu viens de recevoir, c'est lui qui bloque ton créneau.
2 · Valeur4 h après la réservation
[Prénom], pendant le call tu repars avec [cadeau], que tu bosses avec nous ou pas. On le prépare en ce moment.
3 · RappelJ-1 soir
Demain [heure], [Prénom]. [Prénom du closer] a préparé des éléments sur ton cas. Tout est prêt de notre côté.
4 · Dernier rappelH-2
[Prénom], dans 2 h. Le lien : [lien]
5 · GoH-0
On y est [Prénom]. [Prénom du closer] est en ligne : [lien]
6 · No-showJour du call, +5 min
[Prénom], on est dans la salle. Un souci de ton côté ? Le lien : [lien]
7 · RescheduleJour du call, +15 min
Pas grave [Prénom]. Un dernier créneau aujourd'hui à [heure], on le prend ? Au-delà, on ne pourra pas garder ta place.
La règle anti-doublon
WhatsApp est le canal principal. Le SMS est un filet : il ne part que si le même message n'est pas déjà parti sur WhatsApp au même moment. Les SMS 6 et 7 sont envoyés à la main par le closer.
La règle du report
Un seul report, le jour même. Un prospect qui décale deux fois ne vient pas.
La règle du lien
Un lien Google Meet qui s'ouvre en un clic, sans compte ni téléchargement. Pas de Zoom ni de Teams : ils imposent d'installer l'app ou de s'enregistrer. Chaque clic en plus fait perdre des présents.
Mettre en place
Option A
Dans ton outil de prise de rendez-vous
Le plus courant
Les mails et les SMS se programment directement depuis la date du call.
Option B
Avec un outil externe
Si tu veux plus de contrôle
Un outil d'emailing (type ActiveCampaign) pour les mails, un service SMS (type Twilio) pour les SMS.

Dans les deux cas, WhatsApp reste manuel. C'est ce qui fait la différence.

Installer le Post-Booking Flow avec nous →
Partie 3 · Post-Booking Flow
Les erreurs qu'on voit partout

Ce qui tue ton show-up

✕
Booker à plus de 48 h
l'intention retombe, l'excuse arrive.
✕
Zéro message entre le booking et le call
le silence refroidit tout.
✕
Un mail de rappel, et c'est tout
un canal qu'il n'ouvre pas.
✕
Aucun humain avant le call
on ghoste un robot, pas une personne.
✕
Report illimité
au deuxième report, il ne viendra pas.
✕
Rien annoncé pour le call
« pourquoi j'irais ? »
Post-Booking Flow · Les 6 erreurs
Partie 4

Lancer en 1 journée

Les 3 chiffres à suivre chaque semaine
01
Show-up global
présents ÷ bookés
02
Show-up par source
contenu, ads, setting
03
Délai booking → premier contact humain
en minutes
Partie 4 · Post-Booking Flow

Le Post-Booking Flow est un composant du Kaptive Scale System.

Chez kaptive, on installe et on opère le système d'acquisition et de vente complet de nos clients, du contenu jusqu'au call. Si tu veux qu'on installe le Post-Booking Flow chez toi, avec le reste du système :

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6 M€ de budget publicitaire gérés · 35 M€ générés pour nos clients
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